Há muitas instituições onde não existe qualquer software de base de dados onde as informações ou registos possam ser armazenados. Por esta razão, todas as informações são actualizadas manualmente. No presente manuscrito, o sistema proposto terá um software oficial baseado na Web, um software offline e uma base de dados central. Utilizando este software, todos os trabalhos podem ser efectuados digitalmente. Se, por qualquer razão, o software baseado na Web se danificar, o software offline funcionará. O sistema proposto sugere também um sistema de feedback. Assim, o processo será mais eficiente do que o sistema atual. Diminuirá o consumo de tempo e reduzirá também as dificuldades do administrador e dos estudantes.