Todas as pessoas, todas as empresas e, em geral, todas as organizações estão continuamente a captar uma série de dados, muitos dos quais não têm qualquer significado para elas, mas há outros dados que as ajudam a conhecer melhor o ambiente que as rodeia e também a conhecerem-se melhor a si próprias. Estes dados, que constituem o que se designa por informação, permitir-lhes-ão tomar melhores decisões. Por conseguinte, a informação atempada e exacta é um fator-chave para qualquer organização. Como em qualquer sistema de informação, os dados são utilizados como matéria-prima, que é armazenada, processada e transformada. Os dados serão convertidos em informação, a que chamamos notícias, informações sobre datas importantes, projectos, actividades, entre outras, que serão oferecidas aos utilizadores operacionais. Um sistema de informação é composto por uma grande variedade de elementos que se inter-relacionam entre si de forma a apoiar as actividades de uma empresa ou negócio. Cada sistema deve possuir os elementos necessários para cumprir o(s) objetivo(s) de forma eficiente.