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Tanto el gestor documental como el archivo desempeñan un papel en la transición del documento al archivo. El gestor de archivos participa en la creación de los archivos definitivos, gracias a su conocimiento del contexto de producción, lo que le ayuda a construir una colección para la investigación. La etapa de selección cualitativa de expedientes es un ejemplo de esta complementariedad que mejora la búsqueda de información. Mediante la aplicación de los conocimientos documentales y archivísticos, el gestor documental contribuye a la mejora de la calidad de los fondos. Es teniendo una visión global del destino de los documentos, sabiendo lo que los archivos esperan de él, como el gestor documental está mejor capacitado para llevar a cabo una política archivística en la que se integre la constitución de los archivos definitivos.