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O gestor de registos e o arquivo desempenham cada um um papel na transição de documento para arquivo. O gestor de arquivos está envolvido na criação do arquivo definitivo, graças ao seu conhecimento do contexto de produção, o que ajuda os arquivos a construir uma colecção para investigação. A fase de selecção qualitativa dos ficheiros é um exemplo desta complementaridade que melhora a pesquisa de informação. Ao aplicar os conhecimentos documentais e arquivísticos, o gestor de registos contribui para a melhoria da qualidade das colecções. É tendo uma visão global do destino dos documentos, sabendo o que os arquivos esperam dele, que o gestor de arquivos é mais capaz de levar a cabo uma política de arquivo na qual a constituição dos arquivos definitivos será integrada.