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Le records manager et les archives jouent chacun un rôle dans le passage du statut de document à archives. Le records manager trouve sa place dans la constitution des archives définitives grâce à ses connaissances sur le contexte de production qui aident les archives à construire un fonds pour la recherche. L'étape de la sélection qualitative des dossiers est un exemple de cette complémentarité qui améliore la recherche d'information. En appliquant des compétences documentaires et archivistiques, le records manager contribue à l'amélioration de la qualité des fonds collecté. C'est en ayant la vision d'ensemble de la destination des documents, en sachant ce que les archives attendent de lui, que le records manager est le mieux à même à mener une politique d'archivage dans laquelle la constitution des archives définitives sera intégrée.