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Der Records Manager und das Archiv spielen jeweils eine Rolle beim Übergang vom Dokument zum Archiv. Der Records Manager ist dank seiner Kenntnisse des Produktionskontextes an der Erstellung des endgültigen Archivs beteiligt, was dem Archiv hilft, eine Sammlung für die Forschung aufzubauen. Die Stufe der qualitativen Auswahl von Dateien ist ein Beispiel für diese Komplementarität, die die Suche nach Informationen verbessert. Durch die Anwendung dokumentarischer und archivarischer Kenntnisse trägt der Records Manager zur Verbesserung der Qualität der Sammlungen bei. Indem er eine Gesamtvision der Bestimmung der Dokumente hat, indem er weiß, was das Archiv von ihm erwartet, ist der Records Manager am besten in der Lage, eine Archivierungspolitik durchzuführen, in die die Verfassung des endgültigen Archivs integriert wird.