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Il records manager e l'archivio giocano entrambi un ruolo nella transizione dal documento all'archivio. Il records manager è coinvolto nella creazione dell'archivio definitivo, grazie alla sua conoscenza del contesto produttivo, che aiuta l'archivio a costruire una collezione per la ricerca. La fase di selezione qualitativa dei file è un esempio di questa complementarità che migliora la ricerca di informazioni. Applicando competenze documentarie e archivistiche, il records manager contribuisce al miglioramento della qualità delle collezioni. È avendo una visione d'insieme della destinazione dei documenti, sapendo cosa si aspettano gli archivi da lui, che il records manager è in grado di portare avanti al meglio una politica di archiviazione in cui la costituzione dell'archivio definitivo sarà integrata.