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La gestione di qualsiasi istituzione educativa implica la conduzione e la definizione di linee guida che concettualizzino i diversi modi di pensare e di agire in tutti i processi amministrativi, pedagogici e comunitari per raggiungere l'efficacia del Progetto Educativo Istituzionale. Tuttavia, più che un dono di leadership è necessario per unificare tutte queste linee guida; è quindi pertinente e necessario creare uno strumento organizzativo che permetta di integrare e ottimizzare i processi di gestione istituzionale. Metodi: ricerca quantitativa descrittiva, tenendo conto che i dati e i concetti sono stati raccolti dall'applicazione di un'indagine chiusa. È stata applicata una metodologia transettoriale, poiché la raccolta dei dati è stata effettuata in un solo momento e non sperimentalmente analizzando le variabili. Risultati: La partecipazione di 26 istituzioni educative pubbliche e private ha evidenziato le carenze gestionali affrontate dai direttori nella creazione o nel follow-up del PEI. In questo senso, è evidente la necessità di progettare uno strumento organizzativo che permetta il monitoraggio dei processi nelle istituzioni educative.