Ogni persona, ogni azienda e in generale ogni organizzazione acquisisce continuamente una serie di dati, molti dei quali non hanno alcun significato per loro, ma ce ne sono altri che li aiutano a conoscere meglio l'ambiente che li circonda e anche a conoscere meglio se stessi. Questi dati, che costituiscono le cosiddette informazioni, consentono di prendere decisioni migliori. Pertanto, informazioni tempestive e accurate sono un fattore chiave per qualsiasi organizzazione. Come in ogni sistema informativo, i dati sono utilizzati come materia prima, che viene immagazzinata, elaborata e trasformata. I dati saranno convertiti in informazioni che chiamiamo notizie, informazioni relative a date importanti, progetti, attività e altro, che saranno offerte agli utenti operativi. Un sistema informativo è costituito da un'ampia varietà di elementi che interagiscono tra loro per supportare le attività di un'azienda o di un'impresa. Ogni sistema deve avere gli elementi necessari per raggiungere gli obiettivi in modo efficiente.