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Große Events in Sport und Kultur stehen stets im Fokus der Öffentlichkeit. Für die Ausrichter bedeutet dies Verantwortung und Arbeit, die wiederum verstärkt von Volunteers übernommen werden. Eine im Eventmanagement noch vergleichsweise junge, aber schon tragende Säule. Insbesondere im deutschsprachigen Raum stecken die Arbeitsplanung und Einsatzvorbereitung der freiwilligen Helfer noch in den Anfängen. Wann und wie spricht man die Volunteers an? Welche Auswahlkriterien und Vorbereitungsmaßnahmen sichern ein erfolgreiches Team beim Event? Der Autor Christian Hein gibt eingangs einen Einblick über die Voreventphase vergangener internationaler Events, bestehend aus Bewerbung, Rekrutierung und Schulung der Volunteers. Diese Vorbereitungszeiten begannen stets sehr früh, wodurch nachweislich für die Beteiligten Probleme auftraten. Die Planungssicherheit der Volunteers und der Personalmanager ist dadurch gefährdet und somit der Erfolg der Events. Dazu werden die Problemquellen untersucht und ein Handlungskonzept entworfen. Das Ziel ist eine anwendbare effiziente Grundlage zur Rekrutierung und Vorbereitung von Volunteers kommender Events.