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Al giorno d'oggi, l'archiviazione di documenti in formato digitale e il loro rapido recupero sono le attività principali di una biblioteca. Pertanto, le biblioteche necessitano di un meccanismo di archiviazione e recupero automatizzato per le informazioni o i documenti digitali. I documenti digitali e online si suddividono in base al loro formato, come pdf, word, excel, power point, npg, mp3, mp4, mpegav, mpgav, jepg, jpg ecc. Per archiviare, gestire e recuperare vari tipi di documenti, è necessario un meccanismo specifico che comprende hardware e software. Digitalizzazione significa acquisire, convertire, archiviare e recuperare in modo standardizzato e organizzato con l'aiuto di moderni dispositivi tecnici. Il vantaggio più evidente della digitalizzazione è quello di conservare a lungo i documenti in buone condizioni e di fornirli agli utenti in forma digitale, utilizzando la tecnologia digitale. Il ricercatore ha sviluppato un modulo automatizzato utilizzando WINISIS e un software generico. Ha progettato due meccanismi, uno per l'archiviazione e uno per il recupero. Il meccanismo di recupero non solo fornisce dettagli bibliografici, ma anche l'accesso diretto al documento memorizzato nel sistema.