Zeit ist Mangelware und strukturiertes Arbeiten ist daher immer wichtiger. In "Zeitmanagement für Dummies" zeigt Jeffrey J. Mayer, wie man seine Arbeit und seine Freizeit so strukturiert, dass man wieder Zeit für die schönen Dinge des Lebens hat. Er erklärt, wie wichtig Ordnung für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist, wie man durch effizientes Arbeiten und geplantes Vorgehen Zeit sparen kann und welche Software und technischen Entwicklungen Zeitmanagement unterstützen.
Ein Termin jagt den nächsten, das Überstundenkonto quillt über und die Arbeit wird trotzdem immer mehr. Zeitmanagement-Ratgeber versprechen Abhilfe. Doch was bringen die Tipps wirklich? Ein Selbsttest der "Beruf-und-Chance"-Redaktion.
Ein aufgeräumter Schreibtisch
Ein Buch, das "Dummies" Zeitmanagement beibringen will, spricht mich eigentlich nicht an. Aber mein Schreibtisch soll endlich aussehen wie die, an denen ich abends auf dem Redaktionsflur vorbeilaufe: Telefon, Monitor, Familienfoto, Kalender - und drum herum eine edle, graue Leere. Mein Tisch ist blau und rot (Zeitschriften), gelb (Zettel) und vor allem weiß (Papier). Wenn die anderen alle Farben eliminieren können, kann ich das auch? Zwei Stunden reichen, um Ordnung zu schaffen, verspricht Jeffrey J. Mayer.
Ich beginne mit seinem Befehl, alle Stapel auf dem Tisch durchzugehen. Was ich nicht brauche, soll ich wegwerfen. Was ich nicht wegwerfen möchte, soll ich in die Schublade legen. Der Mann versteht mich, das ist meine Methode. Nur warum will er einen Absatz später, dass ich alle Schubladen ausräume? Und behauptet, es sei "recht einfach", Papiere zu sichten, die man "ohnehin seit längerem nicht angesehen hat"? Stunden verstreichen. Schon spannend, der Aufsatz über "Korruptionsbekämpfung in der Betriebsverfassung" von April 2007. "Lassen Sie sich bloß nicht ablenken!" warnt Jeffrey. Recht hat er, Schmökern und spontane Flucht-Telefonate ("Ich sehe grad Ihren interessanten Themenvorschlag . . .") sind die größten Hindernisse für den Schreibtisch-Relaunch.
Im Lauf der Woche wird mir klar, dass der Autor nur drei Tipps für den aufgeräumten Schreibtisch präsentiert: wegwerfen, abheften oder aufschreiben. Alle sind so erwartbar wie unzureichend. Ein intelligentes System, wie ich hefte und schreibe, bietet er nicht. Seine Allzweckwaffe "Aktendeckel" macht Datenhamster aus allen, die ungern wegwerfen. Fazit: Vorerst muss es ohne Grau gehen.
ama.
Jeffrey J. Mayer, Zeitmanagement für Dummies, Wiley-VCH Verlag, 14,95 Euro
Die Stille Stunde
Mittwoch. Wenn nur dieses rote Licht nicht wäre. Keine zwei Minuten ist es her, seit ich das Telefon auf den Anrufbeantworter umgeleitet habe. Jetzt leuchtet das Briefkasten-Symbol. Hör! Mich! Ab! scheint es mir zu sagen. Jetzt! Das fängt ja gut an. Eine "Stille Stunde" empfiehlt mein Ratgeber, eine Stunde am Tag nur für mich und die wichtigsten Aufgaben. Schließlich gingen bis zu 28 Prozent der Arbeitszeit durch die ständigen Unterbrechungen und das anschließende "Was wollte ich gerade noch?" verloren. Also Tür zu, Outlook aus, Telefon aus. Doch statt endlich den Artikel zu schreiben, an dem ich schon seit Tagen sitze, geht mein Blick zu dem roten Lämpchen. Wer könnte das gewesen sein? Bestimmt etwas Wichtiges. Soll ich nicht mal schnell . . .? Ich versuche mich auf den Text zu konzentrieren, vergeblich. Nach einer Viertelstunde werde ich schwach. Durchgefallen.
Montag. Ich wusste gar nicht, was durch fünf Zentimeter dicke Holztüren so alles zu hören ist. Das Fußball-Wochenende ist vorbei, auf dem Flur stänkert der Kollege von gegenüber (Arminia Bielefeld) mal wieder gegen die Eintracht. Ich muss mich zwingen, am Schreibtisch zu bleiben. Immerhin: Zügig lese ich einen Stapel Archivmaterial, mache Notizen, schreibe Fragen auf, für den Termin am Dienstag bin ich jetzt vorbereitet. Das hätte sonst länger gedauert.
Mittwoch. Nach einer Woche mit fünfmal "Stille Stunde" spielen fällt die Bilanz geteilt aus. Theoretisch eine sinnvolle Idee, praktisch schwer durchzuhalten, zumindest nicht für neugierige Naturen und nicht jeden Tag, sondern eher etwas für besonders schwierige Projekte. Ein Telefon mit rot leuchtendem Anrufbeantworter sollte man besser auch nicht haben.
loe.
Lothar J. Seiwert, Das neue 1x1 des
Zeitmanagement, GU, 12,90 Euro
Alles ins "Super-Buch"
Ein Arbeitstag muss doch wie eine Familie mit Kindern zu organisieren sein: mit einem großen Kalender oder Buch, stets griffbereit auf dem Tisch. "Montag: T. Frühdienst, A. arbeitet von 12 bis 21 Uhr; Dienstag: R. zum Fußball (Gitarre fällt heute aus); Mittwoch: Waldtag im Kindergarten - Regenzeug!" Dazwischen Geburtstage, der Termin beim Zahnarzt. Zu Hause hat sich längst bewährt, was mein Ratgeber das "Schriftlichkeitsprinzip" nennt: Übersicht herstellen mit dem "Super-Buch". Super Idee, denn was dort nicht drinsteht, findet nicht statt. Ob lang- oder kurzfristige Aufgaben. Weil ich es nicht einplane - oder schlicht vergesse. Die Seiten zu numerieren, um zu vermeiden, "dass Einträge auf Nimmerwiedersehen verschwinden", das hat sich schon nach drei Tagen bewährt. Ich übertrage nur den Eintrag "R. anrufen", alle Details stehen weiter auf Seite 2 - bis ich den Eintrag oder die Seite (Erfolgserlebnis!) durchstreichen darf. Alles erledigt.
Der Rest an Gliederungsvorschlägen: Schnickschnack. Bloß kein Rand für Datum, Prioritäten, Nummern, Delegations- und Namenszeichen. Unerledigt ist übrigens noch der Vorschlag, jeden Stapel auf dem Schreibtisch zu sortieren, versteckte Ideen und Aufgaben ins Buch zu schreiben und die Unterlagen in Hängemappen zu sortieren, auf dass der Tisch ganz leer wird. Wer will das? Komplizierter geht immer. Aber bitte nicht mit meinem "Super-Buch" - und nicht mehr hier.
tor.
Detlef Koenig, Susanne Roth, Lothar J. Seiwert,
30 Minuten für optimale Selbstorganisation,
Gabal-Verlag, 6,50 Euro
E-Mails im Block
"Sie haben neue Nachrichten", und das mitunter hundertmal am Tag. Jörg Knoblauch und Holger Wöltje raten, Ordner anzulegen und beispielsweise nach Projekten und Interna zu sortieren. Das ist schon längst geschehen, ohne geht es mit einer Halbtagsstelle im Redaktionsalltag ohnehin nicht. Entscheidender ist der zweite, nicht gerade originelle, aber effiziente Rat: Statt hektisch von Mails durch den Tag getrieben zu werden, nur ein- bis fünfmal täglich den Mail-Eingang im Block überarbeiten.
Guter Vorsatz, heikle Folgen: Kurz vor Redaktionsschluss haben sich wieder drei Uni-Pressestellen per Mail gemeldet mit irreführender Blabla-Betreffzeile, aber interessanten neuen Studienangeboten. Die sollen auf die nächste "Campus"-Seite, so viel Leserservice muss sein. Also nur einmal am Tag hineinschauen, das geht gar nicht. Nicht in einer Redaktion, nicht in einer Kanzlei, geschweige denn im Kundenservice. Alltagstauglicher ist ein Kompromiss: Alle zwei Stunden straff durch die Mails klicken und die relevanten direkt bearbeiten. Das mindert die Zahl der Baustellen. Spamfilter und Signaturen verstehen sich von selbst.
Zeiträuber Nummer zwei ist das Telefon. Anrufbeantworter an, diesen Artikel schreiben, danach die "Jugend schreibt"-Seite redigieren, so kommt sie pünktlich in die Korrektur. Dann wird wieder zügig telefoniert. Die Autoren raten zur Einstiegsfrage: "Was kann ich für Sie tun?", um zum Kern der Sache zu stoßen. Kurz, klar, konsequent sein, das funktioniert. Muss auch sein, denn mit 18 Wochenstunden ist Zeit kostbar, zumal daheim der charmanteste aller Zeitmanager wartet: Der ist wenige Monate alt und hat keinerlei Verständnis für Zuspätkommerinnen.
uka.
Jörg Knoblauch/Holger Wöltje, Zeitmanagement,
Haufe-Verlag, 6,90 Euro
Mein Leben in Listen
Was für ein Versprechen: Einen "wasserklaren Geist" werde ich haben, wenn ich den Ratschlägen des amerikanischen Management-Beraters David Allen folge. Nicht nur für Führungskräfte sollen seine Tipps geeignet sein, sondern auch für Studenten, Hausfrauen und Ruheständler - mithin wohl auch für Journalisten. Vor allem aber sollen sie nicht nur meinen beruflichen, sondern auch meinen privaten Alltag regeln helfen. Mir kommt das gelegen. Denn seit ich Berufspendler bin, bleibt zu Hause viel unerledigt. Also los.
Schnell wird klar: Der neue Coach in meinem Leben ist ein Schleifer. Alles, wirklich alles muss ich erfassen, durcharbeiten, organisieren und durchsehen. Ich muss zu Hause einen Arbeitsplatz einrichten, der dem in der Redaktion aufs Haar gleicht, aber mit einem zusätzlichen Eingangskorb für Nachrichten an meine Freundin. Nichts soll ihr und mir mehr durch die Lappen gehen. Dazu ist es aber nötig, dass niemand außer mir den Schreibtisch nutzt. Pech für sie.
Für jedes "lose Ende" in meinem Kopf muss ich nun innerhalb von einer Minute eine klare Handlungsanweisung und einen Platz auf einer meiner Listen finden. Das geht so: Ich sehe den Altpapierstapel, entscheide, ihn bei nächster Gelegenheit zum Container zu bringen und schreibe das auf die "Im Auto"-Liste. Ich sehe das Bild, für das noch der passende Platz fehlt, und schreibe das auf die "Warten auf Umzug"-Liste. Ich sehe das ungespülte Geschirr, entscheide, dafür keine Zeit zu haben, und schreibe das auf die Liste "Erledigt jemand anders". Eine Notiz dazu landet im Korb für meine Liebste.
Einmal in der Woche muss ich alle Punkte auf allen Listen durchgehen, um den Überblick zu bewahren, mich vor Überraschungen jeder Art zu feien und alles hundertprozentig zu kontrollieren, wie David Allen es mir empfiehlt. Mit der Zeit ersetzen die Listen nicht nur alle anderen Planer und Kalender, sondern meine Beziehung, meine Freundschaften und meine Hobbys. Wasserklar ist mein Geist, als ich entscheide, so nicht leben zu wollen.
lzt.
David Allen, Wie ich die Dinge geregelt kriege,
Piper-Verlag, 9,95 Euro
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"...<<...für Dummies>> bietet für fast alle Bereiche unseres Alltags eine spannende, unterhaltsame und vor allem sachkundige Lektüre. Auch zum Thema Zeitmanagement. Der Autor erklärt, wie Sie mit Aufgabenlisten konzentrierter arbeiten, wie Sie Ihren Schreibtisch von Ballast befreien, wie Sie effektiv und überzeugend kommunizieren und welche technischen Errungenschaften wirklich persönliches Zeitmanagement unterstützen..."
(IKK profil, Nr. 4/2007)
(IKK profil, Nr. 4/2007)