Kommen Sie dem Traum vom "papierlosen Büro" ein Stück näher! Dieses Kompendium zeigt Ihnen, wie Sie durch den Einsatz von SAP Records Management die Effizienz komplexer Geschäftsprozesse erhöhen und dabei Ihre Verwaltungskosten reduzieren. Nach der Einführung in die betriebswirtschaftlichen Einsatzgebiete von SAP RM werden die technischen Grundlagen zur Programmierung des Service Provider Frameworks, zur Aktenentwicklung etc. dargestellt und abschließend in Integrationsbeispielen und Business-Szenarien praktisch vertieft.
Inhaltsverzeichnis:
Vorwort ... 11
Einleitung ... 13
1. SAP Records Management - eine Einführung 15
... 1.1 Digitale Dokumente, digitale Akten und digitale Vorgänge ... 15
... 1.2 Einsatzpotenziale von SAP Records Management ... 17
... 1.3 Dokument- und Aktenverwaltung ... 19
... 1.4 Grundprinzipien von SAP Records Management ... 36
... 1.5 SAP Records Management als Produkt ... 40
... 1.6 SAP-Geschäftsprozesstechnologie im Rückblick ... 42
2. Funktionen ... 55
... 2.1 Zugriff auf allgemeine Informationsobjekte ... 55
... 2.2 Prozesssteuerung ... 80
... 2.3 Verwaltung von elektronischen Dokumenten ... 93
... 2.4 Records Organizer ... 100
... 2.5 Service Provider ... 102
... 2.6 Weitere Funktionen ... 104
3. Architektur ... 113
... 3.1 Einleitung ... 113
... 3.2 Isolation von Anwendungskomponenten ... 113
... 3.3 Service Provider Framework ... 117
... 3.4 Klassen und Interfaces ... 137
4. Vorgehen im Projekt 149
... 4.1 Einleitung ... 149
... 4.2 Modellierung einer Aktenlösung ... 150
... 4.3 Attribute von Akten ... 158
... 4.4 Aktenmodell ... 160
... 4.5 Integration von Anwendungen ... 163
... 4.6 Schneller Zugriff auf Akten ... 170
... 4.7 Einbindung von Dokumenten ... 173
... 4.8 Anlegen und Fortschreiben von Akten ... 175
... 4.9 Prozessunterstützung durch Workflow ... 178
... 4.10 Akten und Fälle ... 181
... 4.11 Berechtigungskonzept ... 186
5. Konfiguration ... 191
... 5.1 Erste Schritte ... 191
... 5.2 Allgemeine Einstellungen ... 192
... 5.3 Akte ... 211
... 5.4 Dokumente ... 215
... 5.5 Business-Objekte ... 223
... 5.6 Reports ... 226
... 5.7 URL ... 228
... 5.8 Transaktionen ... 228
... 5.9 Case Management ... 229
... 5.10 Workflow ... 237
... 5.11 Rollen und Berechtigungen ... 244
... 5.12 Protokollierung ... 259
... 5.13 Hardware Sizing ... 261
6. Erweiterungen ... 263
... 6.1 Entwicklung eines neuen Service Providers ... 263
... 6.2 Anpassung von Standard-Service-Providern ... 291
... 6.3 Property Unification ... 292
... 6.4 Verwendung der Customizing-Tabellen zur Anwendungsintegration ... 292
... 6.5 Automatisches Anlegen und Ändern von Akten ... 299
... 6.6 Zugriff auf Akten und andere RM-Elemente ... 315
... 6.7 Erweiterungsmöglichkeiten im Case Management ... 329
... 6.8 BAPIs für Dokumente ... 333
... 6.9 Suche nach ArchiveLink-Dokumenten verändern ... 334
7. Anwendungsmöglichkeiten und Einsatzszenarien ... 335
... 7.1 Finanzwesen ... 335
... 7.2 Personalwesen ... 344
... 7.3 Kundenbeziehungsmanagement ... 349
... 7.4 Lieferantenbeziehungsmanagement ... 354
... 7.5 Branchenspezifische Lösungen ... 356
8. Ausblick ... 383
... 8.1 Offene Geschäftsprozessplattform und Informationsobjekte im Wandel ... 383
... 8.2 Weitere Entwicklung von SAP Records Management ... 384
Anhang
... A Quellen und weiterführende Literatur ... 385
... B Die Autoren ... 387
Index ... 389
Inhaltsverzeichnis:
Vorwort ... 11
Einleitung ... 13
1. SAP Records Management - eine Einführung 15
... 1.1 Digitale Dokumente, digitale Akten und digitale Vorgänge ... 15
... 1.2 Einsatzpotenziale von SAP Records Management ... 17
... 1.3 Dokument- und Aktenverwaltung ... 19
... 1.4 Grundprinzipien von SAP Records Management ... 36
... 1.5 SAP Records Management als Produkt ... 40
... 1.6 SAP-Geschäftsprozesstechnologie im Rückblick ... 42
2. Funktionen ... 55
... 2.1 Zugriff auf allgemeine Informationsobjekte ... 55
... 2.2 Prozesssteuerung ... 80
... 2.3 Verwaltung von elektronischen Dokumenten ... 93
... 2.4 Records Organizer ... 100
... 2.5 Service Provider ... 102
... 2.6 Weitere Funktionen ... 104
3. Architektur ... 113
... 3.1 Einleitung ... 113
... 3.2 Isolation von Anwendungskomponenten ... 113
... 3.3 Service Provider Framework ... 117
... 3.4 Klassen und Interfaces ... 137
4. Vorgehen im Projekt 149
... 4.1 Einleitung ... 149
... 4.2 Modellierung einer Aktenlösung ... 150
... 4.3 Attribute von Akten ... 158
... 4.4 Aktenmodell ... 160
... 4.5 Integration von Anwendungen ... 163
... 4.6 Schneller Zugriff auf Akten ... 170
... 4.7 Einbindung von Dokumenten ... 173
... 4.8 Anlegen und Fortschreiben von Akten ... 175
... 4.9 Prozessunterstützung durch Workflow ... 178
... 4.10 Akten und Fälle ... 181
... 4.11 Berechtigungskonzept ... 186
5. Konfiguration ... 191
... 5.1 Erste Schritte ... 191
... 5.2 Allgemeine Einstellungen ... 192
... 5.3 Akte ... 211
... 5.4 Dokumente ... 215
... 5.5 Business-Objekte ... 223
... 5.6 Reports ... 226
... 5.7 URL ... 228
... 5.8 Transaktionen ... 228
... 5.9 Case Management ... 229
... 5.10 Workflow ... 237
... 5.11 Rollen und Berechtigungen ... 244
... 5.12 Protokollierung ... 259
... 5.13 Hardware Sizing ... 261
6. Erweiterungen ... 263
... 6.1 Entwicklung eines neuen Service Providers ... 263
... 6.2 Anpassung von Standard-Service-Providern ... 291
... 6.3 Property Unification ... 292
... 6.4 Verwendung der Customizing-Tabellen zur Anwendungsintegration ... 292
... 6.5 Automatisches Anlegen und Ändern von Akten ... 299
... 6.6 Zugriff auf Akten und andere RM-Elemente ... 315
... 6.7 Erweiterungsmöglichkeiten im Case Management ... 329
... 6.8 BAPIs für Dokumente ... 333
... 6.9 Suche nach ArchiveLink-Dokumenten verändern ... 334
7. Anwendungsmöglichkeiten und Einsatzszenarien ... 335
... 7.1 Finanzwesen ... 335
... 7.2 Personalwesen ... 344
... 7.3 Kundenbeziehungsmanagement ... 349
... 7.4 Lieferantenbeziehungsmanagement ... 354
... 7.5 Branchenspezifische Lösungen ... 356
8. Ausblick ... 383
... 8.1 Offene Geschäftsprozessplattform und Informationsobjekte im Wandel ... 383
... 8.2 Weitere Entwicklung von SAP Records Management ... 384
Anhang
... A Quellen und weiterführende Literatur ... 385
... B Die Autoren ... 387
Index ... 389
"Neue Lösungen für ein papierarmes Büro
Das Buch über SAP Records Management ist außerordentlich nützlich und interessant. Zum einen liefert es erstmals einen Überblick über die SAP-Lösung für die Aktenverwaltung. Deren Funktionen sind zwar schon seit Jahren in SAP-Komponenten im Einsatz, werde aber erst seit 2002 als eigenständiges Produkt vertrieben. Zum anderen führt das Buch exemplarisch vor, wie die Zukunft von SAP-Einführungsprojekten aussehen könnte: Nämlich bestehende Funktionen so zu Geschäftsprozessen zu kombinieren, dass ein überraschender Mehrwert entsteht. Zukünftig soll dies die Enterprise Services Architecture ermöglichen, die sich SAP als Unternehmensziel gesetzt hat. SAP Records Management basiert im Wesentlichen bereits heute auf einer solchen offenen und serviceorientierten Architektur.
In den ersten beiden Kapiteln grenzen die Autoren SAP Records Management von anderen Produkten für das Dokumentenmanagement ab und stellen die einzelnen Funktionen der Lösung vor. Hierzu gehören unter anderem digitale Akten und Umlaufmappen, eine Statusverfolgung, interaktive Formulare und das übliche SAP-Berechtigungskonzept. Eine Stärke des Produkts ist zweifellos, dass es nicht nur eine einheitliche Ablage digitaler Akten bietet. Vielmehr lassen sich mit der Lösung auch die dazugehörigen, meist über mehrere Systeme gehenden Geschäftsprozesse abwickeln. Die Autoren nennen als Beispiele ein Mahnwesen, das sowohl die Debitorenbuchhaltung als auch das Kundenbeziehungsmanagement umfasst, oder die Aktenverwaltung für die Darlehens- und Kontenverwaltung von Banken.
Nach diesem Überblick über die Funktionen gehen die Autoren in die Tiefe. Um eine systemübergreifende Sicht auf Daten und Prozesse zu erreichen, nutzt SAP Records Management das so genannte Service Provider Framework, das zum Web Application Server vom SAP NetWeaver gehört. Zunächst erklären die Autoren die Architektur des Aktenmanagements und stellen mit Hilfe von Ablaufdiagrammen dar, wie Service Provider prinzipiell funktionieren. Danach diskutieren sie typische Fragen aus Einführungsprojekten und geben viele Tipps zur Modellierung digitaler Akten, zur Integration von Anwendungen durch Transaktions- oder Reportaufrufe und zum Anstoß von Workflows.
Ein eigenes Kapitel behandelt die Konfiguration der Lösung. Wie in einem Handbuch listen die Autoren alle wesentlichen Customizing-Begriffe und -Parameter auf und stellen alle Schnittstellen inklusive ihrer Methoden vor, die für den Datenaustausch zur Verfügung stehen. In der Regel fallen bei der Einführung von SAP Records Management auch Programmieraufgaben an. Deshalb erläutern die Autoren auch, wie Kunden eigene Service Provider entwickeln und in Geschäftsprozesse integrieren können. Als Beispiel haben sie einen Service Provider für die Suche nach Flugverbindungen gewählt. Das Beispielcoding macht die Darstellung verständlich und gibt Anregungen für eigene Projekte.
Das Buch hilft Projektleitern und Beratern einzuschätzen, welchen Beitrag SAP Records Management zur Vision des papierlosen - oder zumindest papierarmen Büros - leisten kann. Auch enthält es viele Informationen, die sich für die Einführungsprojekte nutzen lassen. Ein Index hilft beim Aufspüren von Themen und Definitionen. Da viele Begriffe von SAP Records Management recht abstrakt sind, wäre darüber hinaus ein Glossar wünschenswert gewesen."
SAP-Info, 2007
Das Buch über SAP Records Management ist außerordentlich nützlich und interessant. Zum einen liefert es erstmals einen Überblick über die SAP-Lösung für die Aktenverwaltung. Deren Funktionen sind zwar schon seit Jahren in SAP-Komponenten im Einsatz, werde aber erst seit 2002 als eigenständiges Produkt vertrieben. Zum anderen führt das Buch exemplarisch vor, wie die Zukunft von SAP-Einführungsprojekten aussehen könnte: Nämlich bestehende Funktionen so zu Geschäftsprozessen zu kombinieren, dass ein überraschender Mehrwert entsteht. Zukünftig soll dies die Enterprise Services Architecture ermöglichen, die sich SAP als Unternehmensziel gesetzt hat. SAP Records Management basiert im Wesentlichen bereits heute auf einer solchen offenen und serviceorientierten Architektur.
In den ersten beiden Kapiteln grenzen die Autoren SAP Records Management von anderen Produkten für das Dokumentenmanagement ab und stellen die einzelnen Funktionen der Lösung vor. Hierzu gehören unter anderem digitale Akten und Umlaufmappen, eine Statusverfolgung, interaktive Formulare und das übliche SAP-Berechtigungskonzept. Eine Stärke des Produkts ist zweifellos, dass es nicht nur eine einheitliche Ablage digitaler Akten bietet. Vielmehr lassen sich mit der Lösung auch die dazugehörigen, meist über mehrere Systeme gehenden Geschäftsprozesse abwickeln. Die Autoren nennen als Beispiele ein Mahnwesen, das sowohl die Debitorenbuchhaltung als auch das Kundenbeziehungsmanagement umfasst, oder die Aktenverwaltung für die Darlehens- und Kontenverwaltung von Banken.
Nach diesem Überblick über die Funktionen gehen die Autoren in die Tiefe. Um eine systemübergreifende Sicht auf Daten und Prozesse zu erreichen, nutzt SAP Records Management das so genannte Service Provider Framework, das zum Web Application Server vom SAP NetWeaver gehört. Zunächst erklären die Autoren die Architektur des Aktenmanagements und stellen mit Hilfe von Ablaufdiagrammen dar, wie Service Provider prinzipiell funktionieren. Danach diskutieren sie typische Fragen aus Einführungsprojekten und geben viele Tipps zur Modellierung digitaler Akten, zur Integration von Anwendungen durch Transaktions- oder Reportaufrufe und zum Anstoß von Workflows.
Ein eigenes Kapitel behandelt die Konfiguration der Lösung. Wie in einem Handbuch listen die Autoren alle wesentlichen Customizing-Begriffe und -Parameter auf und stellen alle Schnittstellen inklusive ihrer Methoden vor, die für den Datenaustausch zur Verfügung stehen. In der Regel fallen bei der Einführung von SAP Records Management auch Programmieraufgaben an. Deshalb erläutern die Autoren auch, wie Kunden eigene Service Provider entwickeln und in Geschäftsprozesse integrieren können. Als Beispiel haben sie einen Service Provider für die Suche nach Flugverbindungen gewählt. Das Beispielcoding macht die Darstellung verständlich und gibt Anregungen für eigene Projekte.
Das Buch hilft Projektleitern und Beratern einzuschätzen, welchen Beitrag SAP Records Management zur Vision des papierlosen - oder zumindest papierarmen Büros - leisten kann. Auch enthält es viele Informationen, die sich für die Einführungsprojekte nutzen lassen. Ein Index hilft beim Aufspüren von Themen und Definitionen. Da viele Begriffe von SAP Records Management recht abstrakt sind, wäre darüber hinaus ein Glossar wünschenswert gewesen."
SAP-Info, 2007